Datenschutzerklärung

2. Ihre Rechte

Sie haben hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO beruhen (Art. 21 DSGVO)
• Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel, www.datenschutzzentrum.de.

3. Datenverarbeitung im Medienportal

3.1 Besuch der Website (Server-Logfiles)

Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Webserver automatisch Daten, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, zuvor besuchte Seite (Referrer), Browser, Betriebssystem sowie Sprache und Version der Browsersoftware. Die Verarbeitung ist technisch erforderlich, um die Website anzuzeigen und ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Die Logdaten werden in der Regel nach spätestens sieben Tagen gelöscht; Daten, deren Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, bis zur Klärung eines Vorfalls. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

3.2 Registrierung und Benutzerkonto

Für das Hochladen von Dateien ist ein Benutzerkonto erforderlich. Dabei verarbeiten wir: Name, E-Mail-Adresse, optional Firma/Organisation, Ihr Passwort (ausschließlich als nicht umkehrbarer Hash), frühere Passwort-Hashes zum Schutz vor Wiederverwendung, Zeitpunkt der Registrierung, der E-Mail-Bestätigung, der letzten Passwortänderung und der letzten Aktivität. Wenn Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung aktivieren, speichern wir zusätzlich den dafür erforderlichen geheimen Schlüssel. Zur Bestätigung der E-Mail-Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts erzeugen wir zeitlich befristete Einmal-Links.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsverhältnis). Die Kontodaten werden gespeichert, solange das Konto besteht, und nach dessen Löschung entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3.3 Anmeldung und Sicherheitsprotokolle

Zum Schutz des Portals vor Missbrauch protokollieren wir Anmeldeversuche (verwendete E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Browserkennung, Zeitpunkt, Erfolg oder Misserfolg) und sicherheits- bzw. verwaltungsrelevante Vorgänge wie Uploads, Löschungen, Prüfentscheidungen und Kontoänderungen (handelnde Person, Vorgang, Zeitpunkt, IP-Adresse). Zur Abwehr von Brute-Force-Angriffen werden fehlgeschlagene Versuche je IP-Adresse kurzzeitig gezählt und gegebenenfalls vorübergehend gesperrt. Zugriff auf diese Protokolle haben nur Administratoren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Portals und der Nachvollziehbarkeit von Vorgängen).

3.4 Hochgeladene Dateien und Angaben

Beim Upload speichern wir die Datei selbst, deren Dateiname, Typ und Größe, die von Ihnen gemachten Angaben (Titel, Beschreibung, Fotograf, Aufnahmeort, Kennzeichnung als „digitalisiert“), Ihre Bestätigung der Nutzungsrechte mit Zeitpunkt sowie die Zuordnung zu Ihrem Konto.

Zweck ist die Sichtung und Übernahme der Dateien in den Bestand des Stadtarchivs Elmshorn. Empfänger der Dateien und der zugehörigen Angaben ist daher das Stadtarchiv Elmshorn (Stadt Elmshorn). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit der beim Upload erklärten Einräumung von Nutzungsrechten. Im Portal bleiben die Daten gespeichert, bis Sie die Datei unter „Meine Medien“ löschen oder Ihr Konto gelöscht wird. In den Archivbestand übernommene Dateien werden vom Stadtarchiv nach den archivrechtlichen Vorschriften dauerhaft aufbewahrt.

3.5 Prüfung und Benachrichtigungen

Ihre Uploads werden von Administratoren des Portals gesichtet. Über das Ergebnis der Prüfung (übernommen / nicht übernommen) informieren wir Sie per E-Mail. Administratoren können außerdem eine tägliche Zusammenfassung der Uploads des Vortags per E-Mail erhalten; diese enthält Name, E-Mail-Adresse und ggf. Firma der Einsender sowie Titel, Typ und Uhrzeit der hochgeladenen Dateien. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses) bzw. lit. f DSGVO (effiziente Bearbeitung der Einsendungen).

3.6 Automatische Prüfung auf KI-Erzeugung

Um die Authentizität des Archivbestands zu sichern, werden hochgeladene Dateien automatisch auf Hinweise geprüft, dass sie mit künstlicher Intelligenz erzeugt wurden. Dazu werten wir auf unserem Server die in der Datei enthaltenen Metadaten aus (z. B. Content Credentials/C2PA, IPTC-Quellenangaben, Generator-Kennungen). Das Ergebnis (Hinweis ja/nein, Wert, Begründung) wird zur Datei gespeichert. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt: Auffällige Dateien werden lediglich markiert und von einem Menschen geprüft. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem authentischen Archivbestand).

3.7 Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO bzw. lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage Ihr Benutzerkonto oder Ihre Einsendungen betrifft. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

4. Dienstleister und eingebundene Dienste

4.1 Hosting

Das Portal wird betrieben auf Servern der Backauf Computer GmbH, Steindamm 6, 25337 Elmshorn (www.backauf.de), die in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen tätig wird (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO).

4.2 E-Mail-Versand

Systembezogene E-Mails (Bestätigung der E-Mail-Adresse, Passwort-Zurücksetzung, Einladungen, Prüfergebnisse, Tageszusammenfassung für Administratoren) versenden wir über einen SMTP-Mailserver. Dabei werden Empfängeradresse und Nachrichteninhalt an den Mailserver-Anbieter übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

4.3 Google Fonts

Zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten lädt diese Seite Schriften von Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt; eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (einheitliche Darstellung). Weitere Informationen: policies.google.com/privacy.

4.4 QR-Code für die Zwei-Faktor-Anmeldung (cdnjs)

Nur auf der Seite zur Einrichtung der Zwei-Faktor-Anmeldung wird die Bibliothek „qrcode.js“ über das Content-Delivery-Network cdnjs (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA) geladen. Dabei wird Ihre IP-Adresse an Cloudflare übermittelt. Der QR-Code selbst wird lokal in Ihrem Browser erzeugt; der geheime Schlüssel wird nicht an Cloudflare übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b und f DSGVO. Datenschutzhinweise: cloudflare.com/privacypolicy.

4.5 TLS-Verschlüsselung

Die gesamte Kommunikation mit dem Portal erfolgt TLS-verschlüsselt (erkennbar an „https://“ und dem Schloss-Symbol). Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung per E-Mail Sicherheitslücken aufweisen kann.

5. Cookies

Dieses Portal verwendet ausschließlich ein technisch notwendiges Session-Cookie, das für die Anmeldung und die sichere Verwaltung Ihrer Sitzung erforderlich ist. Es enthält nur eine zufällige Sitzungskennung, wird mit den Attributen HttpOnly, SameSite=Strict und – bei HTTPS – Secure gesetzt und beim Abmelden, Schließen des Browsers oder Ablauf der Sitzung gelöscht. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO; eine Einwilligung ist nicht erforderlich. Cookies zu Analyse-, Tracking- oder Werbezwecken setzen wir nicht ein.

Stand: Oktober 2026